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Excel(엑셀) 혼자한다. 2

데이터 입력하기

엑셀에서 데이터 입력하기 입니다. 모두들 잘 알고 계실거라 생각하지만 기초부터 포스팅 하려고 합니다. 따라서 아시는 분은 그냥 넘기시고 엑셀을 첨 접하시거나 초보이신 분만 보시기 바랍니다. 우선 셀에 문자를 입력하고 수정하는 방법과 열너비 조절과 행높이 조절등을 이 번 포스팅에서 다루려고 합니다.

워크시트의 셀에 입력할 수 있는 자료의 종류는 크게 네 가지로 분류할 수 있습니다. 이렇게 분류한 것은 입력하는 방법과 입력한 후 표현되어지는 형식에 따라 분류한 것이며, 그 종류로는 문자자료, 수치자료, 날짜 및 시간자료, 수식 등으로 분류되어집니다.

엑셀 워크시트에 데이터를 입력하기 위해 우선 임의의 셀을 하나 선택합니다. 저는 B3셀을 선택하였습니다. 마우스 또는 키보드로 선택한 셀은 테두리가 굵게 표시가 됩니다.(이를 셀포인터 라고 합니다) 또한 좌측 윗부분의 붉은박스 안 영역이 이름상자입니다. 현재 선택된 셀의 이름을 알려주게 되죠

박우형 이라는 텍스트를 입력합니다. (여러분은 아무 문자나 입력하셔도 상관없습니다.) 텍스트를 입력하였으면 엔터키(Enter)나 탭(Tab)키를 눌러줘야 입력이 마무리 됩니다. 만약 중간에 ESC키를 누르게 되면 입력되어있던 텍스트는 취소가 되게 됩니다. 꼭 셀안에 내용을 입력하셨다면 탭키 또는 엔터키를 눌러 입력 완료를 해주셔야합니다. 셀에 데이터를 입력후 탭키를 누르게 되면 오른쪽 셀로 이동하게 되고, 엔터키를 누르게 되면 아래쪽으로 이동하게 됩니다. 이는 엑셀 옵션에서 엔터키를 누르게 되면 아래쪽으로 방향이 이동되도록 기본 설정되어있기 때문입니다. 만약, 엔터키를 눌렀을 때 오른쪽으로 이동하고 싶다면 옵션 항목에서 네 방향 중에서 선택하면 됩니다.

이번에는 C3셀에 숫자 1000을 입력해 봅니다. 숫자를 입력 후 탭키 또는 엔터키를 눌러 입력 완료 합니다. 숫자 데이터의 기본 정렬은 셀에서 오른쪽 정렬이 됩니다. (문자는 왼쪽 정렬)

이번에는 날짜 데이터를 입력해 보겠습니다. D3셀에 오늘 날짜인 2012년 04월 20일을 입력할건데요. 엑셀에서는 날짜 데이터로 인식 시키기 위해서 년, 월, 일 사이에 하이픈(-) 과 슬러시(/)를 넣어줌으로 날짜 데이터로 인식시킵니다. 보편적으로 하이픈을 많이 사용하죠. 자~ 그럼 D3셀에 아래 그림 처럼 12-4-20을 입력 후 탭키 또는 엔터키를 눌러 입력을 완료 합니다. 어떻게 되었나요?? 입력한 값은 12-4-20으로 입력하였지만 표시된 값은 2012-04-20으로 표시 되었죠?? 엑셀에서는 날짜 데이터가 입력이 되게 되면 기본 형식으로 년을 4자리로, 월을 2자리로, 일을 2자리로 자동 표시하게 됩니다. 따라서 굳이 2012-04-20 모두 입력할 필요없이 12-4-20만 입력하셔도 됩니다. 음~~ 해보시는 거 하나만 더 해보시죠 4-20이라고 다음셀에 한번 입력해 보세요 어떻게 되나요?? 04월 20일 이라고 입력이 되죠.. 네 맞습니다.

숫자와 숫자 사이 하이픈이 하나이면 월과일로 표시하게 되고 하이픈이 2개이면 년-월-일 형태로 표시되게 됩니다. 엑셀에 설정된 기본 표시 형식입니다.

참고 - 엑셀에서 오늘날짜 쉽게 입력하는 방법은 Ctrl + ;(세미콜론)을 누르게 되면 오늘날짜가 입력되게 된다. 또한 현재 시간을 빠르게 입력하려면 Ctrl + Shift + ;(세미콜론)을 누르시면 됩니다. 현재시간은 12시간 형식으로 표시됩니다. 나중에 많이 사용할 TODAY() 함수 역시 시스템상의 오늘날짜를 입력하게 됩니다. 하지만 today()함수는 날짜 갱신이 일어납니다. 즉, today()함수를 사용하여 오늘날짜 2012-04-25을 셀에 표시하여 저장하였다면 내일 문서를 열어보게 되면 2012-04-26일로 갱신이 됩니다. 나중에 함수부분에서 TODAY()함수는 자세히 설명하겠습니다.

이번에는 입력된 데이터를 수정 해보도록 하겠습니다. 보통 셀에 입력된 데이터를 수정하는 방법에는 3가지 방법이 있습니다. 먼저 수정할 셀 위에서 더블클릭하여 수정하는 방법입니다. 먼저 박우형 이라는 데이터를 이우형으로 바꾸기 위해 '박'자와 '우'자 사이를 마우스로 더블클릭합니다. 커서가 깜빡이게 됩니다. Backspace를 눌러 '박'자를 지우고 '이'자를 입력한 후 엔터키를 눌러 수정을 완료합니다.

엑셀 데이터 수정 방법 중 두 번째 방법은 수식입력줄을 이용하는 방법입니다. 먼저 수정할 셀을 선택합니다. 해당 셀의 내용이 수식입력줄에 표시되게 됩니다. 마우스로 수정할 부분을 클릭하여 수정을 한 후 엔터키를 눌러 수정을 완료 합니다.

데이터 수정 방법 중 기능키를 이용하는 방법입니다. 수정할 셀을 선택한 후 F2키를 누릅니다. F2키를 누르게 되면 해당셀의 데이터 마지막에 커서가 위치하게 되고 이상태에서 원하는 부분을 수정할 수 있게됩니다.

자~~ 한 번더 말씀드리지만 문자데이터(이우형)는 왼쪽정렬이고, 숫자/날짜 데이터는 오른쪽 정렬이 기본입니다. 이제 셀의 너비보다 큰 데이터를 한 번 입력해보기 위해 B6셀을 클릭합니다.

B6셀에 숫자 12345678912를 입력합니다. 자~ 엔터키를 아직 누르지 마시구요 셀을 한 번 보세요 912의 데이터 3자리가 B6셀을 벗어나 있죠? 어떻게 될까요? 이제 엔터키를 눌러 입력을 완료해 봅니다. 어떻게 되었나요? 넘어섰던 3자리(912)의 데이터가 B6셀에 모두 입력되어있지 않나요.... 엑셀에서 열의 너비보다 큰 숫자 데이터가 입력이 되게 되면 넘어서는 3자리 까지는 자동으로 열을 넓혀 셀에 표시되도록 합니다. 기억해 두세요 3자리 까지 입니다.

아래 그림은 위에서 입력한 숫자 데이터를 엔터를 눌러 입력 완료한 모습입니다. 열너비를 넘어섰던 데이터가 모두 한 셀에 입력된것을 볼 수 있죠..... 아울러 B열의 열너비가 A열과 C열에 비해 넓어진 것을 볼 수 있습니다.

이번에는 열너비보다 큰 숫자 데이터를 입력할건데요.. 위에서는 열너비보다 3자리 많은 데이터를 입력했지만, 지금은 열너비 보다 4자리 많은 숫자 데이터를 입력하겠습니다. 아래 그림을 보시면 C6셀에 '123456789123'을 입력하였는데 9123이 C열 너비보다 4자리가 넘치는 것을 볼 수 있죠... 엔터키를 누르면 어떻게 될까요?

헉 ;;; 이게 뭐죠?? 엔터키를 눌렀더니 ......... 네 이 현상은 셀의 너비보다 4자리가 넘는 숫자 데이터가 입력이 되었기 때문에 일반형식이 아닌 지수형태로 표시하는 것입니다. 즉 아래그림은 1.234567*10의 11승이다 뭐... 이런 소리입니다. 전혀 신경을 쓰실필요가 없습니다. 긴장하지 마세요... 표시형식만 변경 해주면 간단히 해결이 됩니다...^^

자~~ 아래 그림에서 C6셀에 표시된 값과 수식입력줄에 표시된 값을 비교해 보세요.. 어떻나요? C6셀에는 지수형식으로 표시되고 있지만 수식입력줄에는 실제 입력된 값 그대로 표시가 되고 있죠?... 엑셀에서 이 부분이 상당히 중요합니다. 셀에 보여지는게 전부가 아니라는 사실입니다. 항상 엑셀에서는 수식입력줄을 유심히 살펴보셔야 합니다. 이제 셀에 표시된 지수형태를 숫자 데이터로 표시하기 위해 C6셀을 선택한 후 셀세석 단축키(Ctrl + 1)을 누릅니다. 한글 워드프로세서에서 Ctrl+1은 기본스타일이였죠... 엑셀에서는 셀서식 단축키로 아주 아주 자주사용하는 단축키입니다. 꼭 기억해두세요

셀서식 대화상자가 나타납니다. 셀서식 대화상자를 보게 되면 표시형식 범주가 일반 형식으로 되어있군요 이로 인해 지수형태로 표시되게 됩니다.

자 이제 범주에서 숫자를 선택합니다. 보기를 보게되면 지수형태에서 숫자 형태로 표시형식이 바뀐것을 확인할 수 있습니다. 확인 버튼을 눌러 표시형식을 숫자로 변경 합니다.

숫자 데이터 입력시 셀에 #으로 표시되는 경우 해결 방법 - 엑셀의 특성상 숫자 자료를 많이 취급하게 되는데 간혹 문서를 작성하거나 타인이 작성한 문서를 보게 되면 셀에 ######형태로 표시될 때가 있다 이는 숫자 데이터의 입력된 데이터의 길이보다 열너비가 부족하기 때문에 발생하게 된다. 따라서 열너비를 넓혀 주면 해결됩니다. 아래 그림처럼 실제 입력된 데이터는 수식입력줄을 보시면 알 수 있겠지만 10,000,000 을 입력하였으나, 열너비가 부족하여 B2셀에 #표시처럼 나타나게 됩니다.

이제 셀에 표시되는 형식과 수식입력줄에 표시되는 형식이 동일하게 나타납니다. 기억해두세요... 엑셀에서 셀에 지수형태로 표시되는 경우에는 열너비보다 큰 데이터가 입력되어 나타나는 현상이며, 표시형식을 숫자로 변경해주면 된다는 점 다시 한 번 말씀드리지만, 지수형식에서 십진수 형식으로 표시하기 위해서는 열너비를 조절하는 것으로 해결 할 수 없으며, 이를 해결하기 위해서는 셀 서식을 이용해야 합니다.

이번에는 A6셀을 선택합니다. A6셀의 오른쪽 B6셀에는 숫자 12345678912 라는 데이터가 입력이 되어 있습니다. 이제 A6셀에 '우리나라 대한민국'이라는 데이터를 입력합니다. 당연히 열너비 보다 긴 데이터가 입력이 되었으니 열너비를 넘어서게 되겠죠... 자~~ 이제 엔터키를 눌러 데이터 입력을 완료합니다. 어떻게 되었나요?

입력한 데이터는 '우리나라 대한민국'이지만 셀에 표시되는 데이터는 '우리나라 대'까지만 보이게 됩니다. 이는 우측 셀이 빈셀이 아닌 데이터가 입력된 셀이므로 A6셀의 데이터를 모두 표시하게 되면 B6셀의 데이터가 가려저 안보이게 되므로 B6셀을 방해가 되지 않도록 A6셀에 입력된 데이터는 셀의 열너비 만큼만 데이터가 보여지게 되고 나머지 데이터는 안보여지는 현상입니다. 하지만 걱정하지 마세요... 열너비만 조절하면 A6셀의 데이터도 모두 볼 수 있습니다.

이번에는 오른쪽셀이 빈셀인 A7셀에 위와 똑같은 데이터 '우리나라 대한민국'을 입력 해보도록 하겠습니다. A7셀을 선택한 후 '우'라는 글자를 입력하는 순간 어떻게 되나요?? 난;;; '우'라는 글자만 쳤는데 '우리나라 대한민국' 이 표시가 됩니다. 이는 엑셀에서는 같은열의 연속적으로 입력된 셀중에서 동일한 텍스트가 입력이 되게 되면 동일하게 표시를 해줍니다. 입력할 내용이 맞다면 엔터키를 누르시면 되구요.. 다른 내용이면 표시되는 텍스트를 무시하고 그대로 계속하여 입력하시면 됩니다. 지금은 동일하게 '우리나라 대한민국'을 입력할것이기 때문에 '우'자 입력후 나타나는 내용을 그대로 사용하겠습니다. 엔터키를 눌러 입력을 완료합니다.

만약, 윗 셀에 입력한 자료를 복사하여야 하는 상황이 발생하게 되면 단축키를 사용하면 좀 더 편리하게 윗셀의 내용을 복사할 수 있다. 윗 셀 내용 복사 단축키는 두 종류가 있다. 먼저 Ctrl +'(홀따옴표) 를 누르게 되면 윗셀의 내용이 그대로 복사가 되게 되며 복사된 내용의 편집상태가 된다. 두 번째 단축키 Ctrl + D 키를 누르게 되면 Ctrl + '(홀따옴표)와 마찬가지로 윗 셀의 내용이 복사된 후 입력완료 상태가 된다. 윗셀과 동일한 내용이 필요하면 Ctrl + D를 눌러 입력완료상태를 하는 것이 편리하겠죠^^

A6셀과 A7셀은 동일한 데이터가 입력이 되었지만 표시는 다르게 됩니다. A6셀은 입력된 데이터의 일부분만 보이게 되고 A7셀은 입력된 데이터가 모두 보이게 됩니다. 이것이 바로 데이터가 입력된 셀의 오른쪽이 빈셀이냐, 아니면 데이터가 입력되어진 셀이냐의 차이로 발생하게 됩니다. A6셀은 우측셀인 B6셀에 데이터가 입력이 되어있기 때문에 A6셀의 데이터가 열너비 만큼만 표시되게 되고, A7셀은 우측의 셀인 B7셀이 데이터가 입력되지 않은 빈셀이기 때문에 A7셀에 입력된 데이터가 B7셀에 표시할 내용이 없기 때문에 B7셀의 영역까지 침범(?)하여 A7셀의 데이터 모두를 표시하게 되는 것입니다.

이제 A6셀의 숨겨진 데이터를 볼 수 있도록 열너비를 조절하도록 하겠습니다. 열너비를 조절하는 방법은 경계선을 이용하는 방법, 경계선을 더블클릭 하는 방법, 바로가기메뉴에서 열너비를 수동입력 방법 등 3가지 방법이 있는데 우선 열경계선을 드래그하여 열너비를 조절하여 보겠습니다. 열경계선(A열머리글과 B열머리글 사이의 선: 붉은네모부분)을 마우스로 오른쪽으로 드래그 하여 열너비를 넓혀줍니다. (왼쪽으로 열경계선을 드래그 하면 열너비가 줄어들겠죠^^)

어떤가요? 열경계선을 우측으로 드래그 하여 열너비를 조절하여 넓어진 열너비로 인해 감추어졌던 A6 셀에 입력된 모든 데이터가 보이시나요?

이번에는 열너비 조절 방법 중 두 번째 방법인 열경계선을 더블클릭 하는 방법입니다. 먼저 위에서 열너비를 넓혀놓은 상태이므로 실행취소(Ctrl+Z)를 눌러 이전상태로 되돌렸습니다. A열과 B열의 사이 경계선을 마우스로 더블클릭 합니다.

열경계선에서 더블클릭 하는 순간 A열의 모든 데이터 중에서 가장 긴데이터 기준으로 열너비를 자동으로 조절해 모든 데이터가 표시될 수 있디록 열너비를 조절해 줍니다. 사실 저도 이 방법을 가장 많이 사용하는 편이죠^^

열너비를 조절하는 마지막 방법입니다. 열너비를 조절할 열머리글 지금은 A열머리글이겠죠 ... A열머리글 위에서 마우스 우클릭 하여 나타나는 바로 가기 메뉴중 열너비를 클릭합니다.

열너비 값을 15 정도로 입력 후 확인 버튼을 클릭합니다.

A열 전체가 넓어진것을 확인할 수 있습니다. 열너비와 마찬가지로 행높이 조절 역시 열너비 조절과 동일한 방법으로 행높이를 변경할 수 있습니다.

한 셀에 두 줄 입력하기 - 엑셀은 기본적으로 한셀에 한줄의 데이터 만 입력이 된다. 만약, 한 셀에 아래 그림 처럼 두 줄의 데이터를 입력하기 위해서는 ALT + Enter키를 눌러 줄을 바꿔줘야한다. 아래 그림에서 '우리나라' 입력 후 줄을 바꾸기 위해서 ALT + Enter키룰 눌러 줄을 바꾼 후 '대한민국'을 입력한다. 텍스트 입력이 완료 되었으면 Enter키를 눌러 입력완료한다.

아래 그림은 한 셀에 두줄의 텍스트가 입력된 화면이다. 두 줄 텍스트가 입력되면서 자동으로 9번행의 행높이가 늘어나게 된다.

특수문자 입력하기 - 엑셀에서 특수문자 입력하기 방법이다. 임의의 셀(전 B12셀)을 선택한 후 키보드의 한글 '자음(ㄱ ~ ㅎ)' 중에서 'ㅁ' 을 누른다. 우리가 흔히 가장 많이 사용하는 특수기호는 이곳에 있다. 'ㅁ'입력 후 키보드의 '한자키'를 누르게 되면 특수기호선택 화면이 보이게 된다.